Steht man vor der Entscheidung, ob man für einen anstehenden Event eine Agentur engagiert oder nicht, dann möchte man vor allem wissen, welche Aufgaben man überhaupt selber erledigen kann. Besonders, wenn man noch unerfahren ist in der Eventorganisation, hat man im Vorfeld häufig keine Vorstellung davon, was alles auf einen zukommen wird.
Nachfolgend listen wir, was alles anfällt. Mit Tipps für besonders Mutige, die es alleine versuchen wollen. 😎
Dieser Beitrag wurde aus der Sicht von Fasnacht & Partner geschrieben. Die Workflows anderer Agenturen können abweichen.
Die Liste einer Eventplanung kann sehr umfangreich sein. Es ist dabei nicht zwingend, dass eine Eventagentur sämtliche Services intern umsetzen kann. Allerdings, dass zumindest die Koordination aller Schritte durch sie gewährleistet ist, zeichnet eine Eventagentur aus.
Es gibt etliche unterschiedliche Eventkategorien, vom Konzert bis zum Firmenevent. Sobald die Agentur weiss, mit welcher Eventkategorie du dich an sie wendest, kann sie die Ideenentwicklung starten.
Dabei wirst du in der Regel mit einbezogen, wenn du das wünschst und bereits Vorstellungen hast. Ansonsten wird dir eine Auswahl an Ideen präsentiert, von denen du eine auswählen kannst.
Die Festlegung eines Event-Mottos sollte ebenfalls in dieser Phase geschehen, damit alle folgenden Schritte danach ausgerichtet werden können.
Nun geht diese Ausgangsidee in die Konzeptionierung. Die Konzept-Details werden ausgearbeitet. Diese umfassen:
Personen, die diesen Task selber erledigen möchten, empfehlen wir ein Projekt-Tool wie “Trello”. Dieses ist bereits in der Gratisversion sehr umfangreich und sehr intuitiv.
Je nach Veranstaltung liegt die Wahl des Veranstaltungslokals auf der Hand und vielleicht hast du bereits einen Wunsch. Falls dies nicht der Fall ist, ist die Eventagentur deiner Wahl bestimmt im Besitz einer umfangreichen Locations-Kartei und kann dir optimale Lösungen anbieten. Natürlich besteht immer die Gefahr, dass ein Lokal an deinem Wunschdatum bereits besetzt ist. Doch keine Angst: Eine Eventagentur kennt in solchen Fällen zumeist Alternativen.
Wenn du selber nach einer Location suchen willst, geh unbedingt persönlich bei den für dich interessanten Lokalen vorbei und verschaffe dir vor Ort einen Eindruck. Sprich mit dem/der InhaberIn über die Eckdaten deines Events.
Achte auf:
Die Essensversorgung: Ob ein Foodtruck oder ein 5-Gänge-Menü, die Planung ist nicht zu unterschätzen und stark abhängig von einer möglichst genauen Schätzung der zu erwartenden Teilnehmerzahl. Auch hier kann eine Eventagentur mit einer Auswahl von bewährten Partnern dienen, wenn du noch keinen Catering-Service oder kein Restaurant für Ihren Event im Sinn hast.
Du willst selber auf die Suche nach dem Event-Menü gehen?
Ob Gebühren für Bewilligungen für ein Strassenfest, oder SUISA-Gebühren für die Nutzungsrechte von Musik: Die Eventagentur hat sie auf dem Schirm.
Es empfiehlt sich, jeden Schritt des Events im Kopf durchzuspielen, damit dir bei der Budgetierung keine potenzielle Gebühr entgeht. Falls du häufiger Events planen möchtest, lege dir eine Liste an, auf der du die Gebühren notierst, damit du auf jeden Fall im Laufe der Zeit immer an alles Material und alle Tasks denkst.
Falls Bewilligungen anstehen, plane rechtzeitig. Es kann sein, dass ein anderer Event dir jene für dein Wunschdatum sonst wegschnappt.
Die Event-Deko richtet sich am Event-Motto aus. Nichts vom Tischkärtchen über Blumen, Kerzen bis hin zu den Stuhlkissen wird dem Zufall überlassen. Eventagenturen besitzen häufig selber Material. Was fehlt, wird dazugemietet.
Falls Sie ein Händchen für diese Aufgabe haben, findest du Deko beispielsweise auf:
Solltest du jedoch häufiger Dekomaterial benötigen, ergibt es langfristig mehr Sinn, qualitatives Material zu kaufen, anstatt billiges Material zu mieten.
Denk auch an das benötigte Mobiliar.
Die Eventagentur klärt die Bedürfnisse des Kunden ab. Wird eine Band gewünscht, ein DJ, ein/e Komiker/in, ein/e JongleurIn? Die Bandbreite an Möglichkeiten ist gross, eine erfahrene Agentur kümmert sich darum, etwas Passendes für deinen Event zu finden.
Google nach Schweizer Künstlerbörsen. Diese Plattformen können dir dabei behilflich sein, jemand Geeignetes zu finden. Oder frag auf deinen Social Media Account nach Ideen. Es ist sehr gut möglich, dass jemand jemanden vermitteln kann.
Du willst tolle, qualitativ hochwertige Bilder deines Events? Deine Eventagentur organisiert dir auf Wunsch eine/n Eventfotografen/Eventfotografin. Die Bilder bekommst du nach dem Event fertig bearbeitet durch die Agentur zugestellt.
Es ist fast unmöglich, dir hier nicht davon abzuraten, dies selber zu tun. Wenn du nicht selber erfahrene/r HobbyfotografIn sind oder eine solche Person dafür findest, dann besorge dir einen Profi, sonst wirst du mit dem Ergebnis nicht glücklich.
Falls du keine qualitativen Bilder des Abends benötigst, kannst du als Alternative sämtliche Teilnehmenden darum bitten, dir ihre Handyfotos des Events zukommen zu lassen. Um in Erinnerungen zu schwelgen, reicht das allemals.
Falls du den Event in einem Event-Clip verewigen willst, kann die Eventagentur eine Videoagentur engagieren, sofern dieser Service nicht in-house angeboten wird.
Dies ist beispielsweise geeignet für einen grösseren Firmenevent oder ein Konzert.
Lies Sie dazu unseren Blogpost Event filmen alleine – 15 Tipps
Auch hier gilt dasselbe wie bei den Fotos. Suche dir jemanden, der oder die Erfahrung damit hat, Event-Videos zu filmen oder sammle die Video-Aufnahmen, die die Teilnehmenden auf ihren Handys gemacht haben, um diese bzw. eine Auswahl dann zu einem einzelnen Clip zusammenschneiden. Auf diese Weise hast du ein Erinnerungsvideo, welches du mit den Teilnehmenden teilen kannst.
Deinen Event oder Teile davon auf YouTube, Facebook, Instagram etc zu streamen, hat heutzutage jede Eventagentur als Option auf dem Schirm und zieht bei Bedarf Streamingspezialisten hinzu.
Grundsätzlich ist ein Stream heutzutage auch über das Handy extrem leicht durchführbar und es gibt durchaus Events, in denen das komplett ausreicht. Das Ergebnis ist allerdings ein ganz anderes. Ein Stream vom Handy aus hat eine schlechtere Tonqualität und ein wackeligeres Bild. Du kannst darüber hinaus nicht zwischen mehreren Kameras hin und herschalten, wie das in einem professionelles Setup der Fall wäre.
Lies Sie hierzu unseren Blogpost zu unserem Streaming mit der Elektra Baselland
In der Schweiz gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, es gilt jedoch der sogenannten allgemeinen Sorgfaltspflicht nachzukommen. Wie das konkret im Rahmen Ihres Events aussieht, hängt stark davon ab, was für einen Event du durchführen willst.
Sobald du einen grösseren, öffentlichen Event veranstaltest, solltest du definitiv einen professionellen Partner für deinen Event beiziehen.
Berücksichtige diesen Punkt auch in deinem Budget.
Eine Eventagentur behält den Überblick über die benötigte Technik: Musikanlage, Strom für Band, Projektor, Grill etc und engagiert die dafür notwendigen Profis.
Lass dir von allen zugezogenen Parteien (Unterhalter, Band etc) schriftlich geben, was benötigt wird. Es wäre nicht das erste Mal, dass aufgrund von zu wenig Kommunikation ein Adapter oder eine Steckdose an der benötigten Stelle fehlt.
Was gerne vergessen geht: Falls für den Event SprecherInnen vorgesehen sind, benötigen diese möglicherweise ein Rednerpult, Anschlussmöglichkeiten für Laptop, Mikrofon und einen Projektor.
Der Event ist öffentlich und du willst ihn promoten? Je nach Eventagentur kann sie dir hierbei behilflich sein, um deine Online- und Offline-Kanäle optimal zu nutzen. Entweder geschieht das in Zusammenarbeit mit externen Partnern oder in-house.
Kaufe nicht einfach blind Facebook- und Instagram-Ads. Du kannst viel Geld dabei zum Fenster hinauswerfen. Wenn der Event öffentlich ist, raten wir stark dazu, eine Agentur damit zu beauftragen oder jemandem um Hilfe zu bitten, die/der sich damit auskennt.
Hast du zuhause auf dem Dachboden oder so mal einen Flyer eines lang vergangenen Events wiedergefunden? Hat der nicht gleich wieder sämtliche positiven Erinnerungen hervorgeholt? Das Event-Design wird bis lange nach dem Event noch mit dem ganzen Erlebnis verbunden. Eine Agentur erstellt das Event-Design in Einhaltung Ihrer Corporate Identity oder gibt es an einen externen Partner.
Wenn du nicht selber künstlerisch begabt bist, dann ist eine Möglichkeit, die Online-Plattform “Fiverr” aufzusuchen. Pass einfach auf, dass du die Reviews gut durchliest, es tummeln sich auch Betrüger auf der Plattform.
Auf Basis des Event-Designs und des Marketing-Konzepts versendet deine Eventagentur die Einladungen für den Event online und offline.
Massenmails lassen sich verschicken mit Mailchimp, welches man bis 2000 Kontakte gratis in einer eingeschränkten Version benutzen kann.
Für viele Print-Einladungen kannst du von der Post Umschläge oder auch die Einladungen vom RoboPen beschreiben lassen. Das sieht authentisch handgeschrieben aus.
Das Factsheet und ein Preisbeispiel dazu findest du hier. Link
Beachte dazu, den Kostenpunkt im Budget zu berücksichtigen.
Die Eventagentur entwirft einen Ablauf, den sie als Schnittstelle optimal mit allen involvierten Parteien abstimmen kann. Ändert sich etwas, hat sie den Überblick über sämtliche Implikationen der Änderung.
Für die Kommunikation mit sämtlichen Involvierten eignet sich die Chat-Software Slack extrem gut. Es ist in der Gratisversion vollkommen ausreichend für eine Eventplanung. Erstelle für jedes Thema einen eigenen Channel, damit du den Überblick behalten kannst.
An dieser Stelle erneut der Hinweis auf das Projektmanagement-Tool Trello. Erstelle, wenn nötig, für unterschiedliche Themen unterschiedliche Boards.
Nicht zu vergessen sind beim Ablauf der Auf- und Abbau der Eventlocation. Die Eventagentur kennt die Tücken und weiss ihnen vorzubeugen.
Auf- und Abbau gehen eigentlich immer mit Transport einher. Es ergibt Sinn, einen Zeitplan dafür aufzustellen, damit unterschiedliche Transporter einander nicht in die Quere kommen.
Die Detailplanung umfasst die letzten Vorbereitungen. Nach Abschluss dieser Phase befindet sich der Event in dem Zustand, in dem er abgehalten werden kann.
Die Eventagentur und die Vertretung des Veranstaltungslokals unterzeichnen den Vertrag.
Häufig ist eine Kaution sowie eine Gebühr für kurzfristige Stornierungen definiert. Es versteht sich von selbst: Lies den Vertrag im Vorfeld gut durch, zieh am besten juristisch Hilfe dazu.
Die Eventagentur brieft die Verantwortlichen der vor Ort beschäftigten Belegschaft und Dienstleistenden über den Ablaufplan und den dazugehörigen Details und räumt letzte Hürden und Probleme aus dem Weg.
Diese Phase ist kritisch. Schreibe ab Planungsbeginn alle aufkommenden Fragen auf, damit du jetzt alles klären kannst. Sonst fällt es dir dann erst am Event ein und dann ist es in den meisten Fällen zu spät.
Falls eine Programmveröffentlichung vorgesehen ist, bereitet die Eventagentur das Programm visuell und gemäss des Event-Designs auf und veröffentlicht es auf den im Rahmen des Marketingkonzepts definierten Kanälen, online und offline.
Denke bei deiner Design-Bestellung bereits daran, dieses mitzubestellen.
Auch das Zusammenspiel von Technik und Unterhaltung muss gewährleistet sein. Diese Absprachen sollten zwischen diesen beiden Parteien getroffen werden, alles andere wäre ineffizientes Micromanagement. Die Eventagentur überprüft lediglich, beide miteinander in Kontakt stehen und die Kommunikation soweit klappt.
Frage einfach bei der Technik und beim Unterhalter/der Unterhalterin zwischendurch mal nach, ob die Absprachen klappen. Wenn du Slack nutzt, hast du vermutlich auch einen themenspezifischen Kanal, in dem du nachschauen kannst.
Die Eventagentur klärt in Absprache mit allen Parteien, was an Technik, Infrastruktur und Dekoration noch dazu bestellt werden muss und tätigt diese Bestellungen.
Achte dabei auf die Lieferfristen aller Waren, die du noch bestellen musst.
Üblicherweise werden vom Caterer oder dem Restaurant Menü-Vorschläge eingereicht, aus denen der/die AuftragsgeberIn dann auswählen kann, was in welcher Menge gegessen werden will.
Denke daran, die Unverträglichkeiten der Teilnehmenden abzuklären oder sicherzustellen, dass möglichst verträgliche Zutaten für die Menüs verwendet werden.
Die Gäste müssen das Eventlokal leicht erreichen können. Ob im Privatwagen oder mit dem ÖV oder beides, hängt natürlich vom Event ab. Meistens ist letzteres der Fall. Die Eventagentur stellt sicher, dass alle Gäste zum Event kommen.
Achte auf gute Beschilderung des Lokals, mach eine Wegbeschreibung für ÖV und Privatverkehr (auch wenn heute vermutlich die meisten ein Navigationsgerät oder die App dafür benutzen).
Bei privaten Events wird fast immer jemand mit der Aufgabe betraut, die Gäste, sowie alle weiteren Personen zu begrüssen. Auch wenn das schnell geklärt ist, liegt auch das in der Verantwortung der Agentur.
Das scheint ein kleiner Punkt, aber vernachlässige diesen Punkt nicht. Wie häufig zählt auch hier der erste Eindruck und du willst keine Gäste, die bei ihrer Ankunft verloren und verunsichert herumstehen.
Jede Eventlocation will nach dem Event professionell gereinigt werden. Die Reinigungsfirma ist eine weitere vieler PartnerInnen der Eventagentur.
Achte bei der Wahl einer Reinigungsfirma auf eine Abnahmegarantie.
Die Eventagentur arbeitet nach einer Timeline, um sicherzustellen, dass keine bösen Überraschungen auftreten.
Die Zeit vergeht im Fluge, dies trifft auch hier zu. Unterschätze nicht, wie schnell dir die Kontrolle über einen Task entwischen kann. Sei dies, dass eine Zusage oder eine Lieferung auf sich warten lässt; verlasse dich nicht zu sehr darauf, dass etwas “schon noch gut geht” und zögere nicht, Plan Bs zu entwickeln.
Nicht nur die Zeit, sondern auch das vom Auftraggebenden zur Verfügung gestellte Budget darf nicht überschritten werden.
Erstelle eine Excel-Datei, die dir mit der Summe-Formel ständig den aktuellen Stand anzeigt. Wenn du nur vor dem Event das Budget definieren und nach dem Event alles zusammenrechnest, kann das böse enden.
Die jeweiligen Verantwortlichen wissen Bescheid und sind auch an Feierabend interessiert, aber letztlich ist die Eventagentur in der Verantwortung, dass alles nach dem Event effizient abgebaut wird und der Abbauplan eingehalten werden kann.
Du solltest auf jeden Fall deinen eigenen Abbau-Zeitplan dabei haben, damit dir das nicht entgleitet. Sonst läufst du Gefahr, dass dein Stresspegel so spät noch einmal ansteigt. Achte besonders darauf, dass du mit dem Abbau zur geplanten Zeit beginnst und dich nicht mit den Gästen verquatschst.
Die Eventagentur notiert über die komplette Planung hinweg und während des Events die wichtigen Punkte, die fürs Debriefing relevant sind.
Fasse in Ihrem Briefing zusammen, was an der Durchführung positiv und was negativ war, warum die negativen Dinge passiert sind und wie man beim nächsten Mal stattdessen vorgehen kann. Je nach Hierarchiestrukturen kannst du diesen Punkt auch gemeinsam besprechen und debattieren.
Bevor die gemietete Ware zurückgeht, prüft die Agentur sie auf Vollständigkeit.
Denke daran, alles, was möglich ist bereits an der Eventlocation zu überprüfen, da du da noch die Möglichkeit hast, fehlendes Material wie Dekoration wiederzufinden.
Eine Eventagentur rechnet nach dem Event alles ab und sendet die Rechnung dem/der Auftraggebenden.
Sollte nach den Abrechnungen das Budget überschritten sein, analysiere, was falsch gelaufen ist, damit dir das beim nächsten Mal nicht mehr passiert.
Ein Dankesschreiben mit Clip, Fotogalerie, Feedback-Formular und was alles im Konzept vereinbart wurde, wird nun von der Eventagentur an die Teilnehmenden geschickt und/oder auf Social Media und/oder der Website veröffentlicht.
Warte nicht zu lange mit diesem Follow-Up, ansonsten ist der Event nicht mehr so in den Köpfen und du löst damit weniger Emotionen aus.
Feedback-Formulare sind leicht und gratis zu erstellen mit Google Forms. Mach Gebrauch von der Chance auf Feedback.
Verwendete Quellen:
